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使用档案归档前应由QC主管审核签字。
4.2.5档案使用需办理借阅手续、严格管理。
4.3仪器、设备存放的环境
4.3.1精密仪器、大型设备存放在单独的房间。存放室应防静电、震动、潮湿，避免阳光照射，保证仪器的光学系统正常。还应与化学检验室隔开，以防腐蚀性气体、水汽腐蚀仪器设备。
4.3.2精密仪器室内应保证室内温度在10——30℃，相对湿度不超过75%为宜。
4.3.3天平及红外光谱仪应设在防震、防晒、防潮、防腐蚀的单独房间内。
4.3.4烘箱、高温炉应放在不易燃烧的水泥台上或坚固的金属架上。
4.3.5较大仪器应固定位置，不得随意搬动，并罩上防尘罩，小型仪器可直接放在柜中。
4.4仪器设备的管理
4.4.1化验室检验仪器、设备均应贴上标志牌，注明仪器名称、型号设备编号等。仪器的日常管理由该计量校准仪器责任人负责。
4.4.2分析用仪器的量程、灵敏度、测量精度均应与所从事的分析操作相适应，如原有精度经有关部门鉴定达不到要求，应及时检修、更换或报废。
4.4.3所有仪器设备应安装完好，经过验证，取得计量检定合格证后方可使用。否则不得使用。
4.4.4精密仪器应注意防潮、经常更换干燥剂，以防止仪器生锈
4.4.5各种仪器设备均应有书面的操作规程，注明使用操作方法、步骤、注意事项等。
4.4.6使用人应熟悉操作规程和仪器设备性能，按操作规程进行操作，做好使用记录。
4.4.7无关人员严禁动用，特殊情况需经质量管理部经理批准。
4.4.8仪器出现故障后，操作人员应及时报告仪器管理员，由其通知工程部人员或仪器厂家指定的专业维修人员进行。操作人员不得私自处理。
4.4.9用贵重材料（如铂、黄金、玛瑙）制成的坩锅、乳钵等由专人加锁保管，建立严格的领用制度。
4.4.10定期对仪器、设备进行维护保养，除另有规定外，一般周期为一年，需拆装的定期保养应由工程部或仪器厂家专业的维修人员进行。
4.4.11应按规定对实验分析用计量仪器进行校正或送出校正，并有校正记录和校正合格证。
4.4.12仪器校正周期除有特殊规定外一般为一年，重新安装后应重新校正。
4.4.13关键仪器设备应具有维护保养计划，列在仪器设备相应的标准操作规程中。
4.5本管理规程所使用的表格类文件：“仪器使用日志”、“培养箱/冰箱仪器使用日志”、“高效液相色谱仪使用日志”、“气相色谱仪使用日志”、“仪器维修记录”。与该仪器、设备相关的所有活动均应记录在其相应记录中，直至该仪器、设备报废。
