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第一，合理设计格式。应根据仪器（设备）的类别特点，合理设计“使用日志”格式。格式内容应包含GMP第86条提出的各项要素内容。广东计量院原则上，生产设备与检验仪器的格式应有明显区分。可以根据不同仪器（设备）设计格式各异的“使用日志”。也可以在统一格式的基础上，逐步“个性化”。分门别类制定各种“使用日志”，一步到位的难度较大。质量管理部门与操作人员相互配合，逐步完善，不失为一条捷径。
第二，“使用日志”应规范管理。包括其修订、分发、存档，均必须与其它生产管理文件同等要求。有的企业的“使用日志”存在不同版本同时使用、分发不受控、未标注页码、随意涂改损毁等情形，都是不符合规范要求的。
规范填写。填写不规范就难以达到预期目的。
一是应该填写的内容不缺。操作人员对“使用记录”中需要填写的栏目内容均应认真记录，内容阙如的，应划掉空格。
二是准确记录。对相关术语应予统一。记录内容不应产生歧义。在记录中出现的各类“记号”、“代号”、“标识”等，含义要明确，并有文件确认。
三是及时记录。当班记录，列入交接。深圳计量院接班者应检查记录填写情况。不符合要求者，不予接受。四是应有操作与复核人员签字。“使用日志”除了由一名操作人员记录外，还应由一名相关负责人员审核确认。
四是及时仪器校验修订更新。“使用日志”如何做到既简便又能够符合相关要求，需要不断摸索。因此，需要根据仪器（设备）的实际使用情况，及时进行修订更新。但任何变更，均应纳入文件管理规程。低值品根据价格和使用年限的不同，分为低值耐用品(200元以上至800元以下)和低值易耗品(200元以下易损、易耗的物品)。
物品的购置应本着实事求是、严格控制的原则，视教学、科研等任务的需要和经济财力的许可，做到用多少领多少、用多少购多少，不积压、不浪费。要加强对易燃、易爆、剧毒、放射性及其他危险物品的管理，实验室要安排专人负责和管理。 建立低值耐用品账，其验收、建账(除不建卡外)手续类似固定资产。要建立相应的明细帐。每年年底设备主管部门要与实验室对账，做到账账相符，账物相符。
实验室要建立低值易耗品及材料明细账，借用、归还手续要清楚。实验室要指定一位负责同志管理低值品及材料，加强对领料本的管理，损坏、丢失上述物品要按学校有关规定进行赔偿。积压、报废物品按学校规定办理。
